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“萨班斯归档与公正邮”功能详解

由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。(一)进入萨班斯归档和公正邮功能功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。(二)查看归档空间信息点击归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下:区域①展示归档功能相关信息:    a.可开通的邮箱数量,即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数;    b.已开通的邮箱数量,即已经开通归档功能的邮箱总数;    c.归档邮件数量,即已经归档的邮件总数;区域②展示公正邮功能相关信息,如未开通公正邮功能,则不会显示此区域:    a.已开通的邮箱数量:即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数;    b.已申请的邮件数量,即企业已申请公证取证的邮件总数;    c.组织实名认证信息,首次登录需要进行企业信息登记,登记信息认证通过后,则如上图所示。企业只有认证通过后,才可申请公证取证;区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期:    a.功能有效期,若只开通归档功能,则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能,则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期;    b.功能开通状态,有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时,可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时,可以申请服务续期;(三)管理归档邮箱点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。1、添加归档邮箱点击“添加归档邮箱”按钮,选择需要添加的具体邮箱,点击“确定”,即可添加成功。操作界面,如下图所示。可以选择只归档部分重要的邮箱,在添加之日起,邮箱收到的邮件才会被归档。2、删除归档邮箱勾选需要删除的归档邮箱,点击“删除归档邮箱”按钮,并二次确认删除,即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮,快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后,被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。3、查看归档邮箱每条归档邮箱记录展示:姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮,可以查询该邮箱收发的归档邮件,“查询归档邮件”的说明见后文。(四)查询归档邮件1、查询归档邮件首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:然后,录入查询条件,快速查询归档邮件。查询条件包括:域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件,需说明:    a.邮件来源,是根据邮件的产生方式分类的,目前有:收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源;    b.查询范围,是指关键词的查询范围,例如,查询范围为“主题+发件人+邮件”,则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词,则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主提+发件人”五类查询范围;    c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证,不会保存至电子邮件保全系统,不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证,已保存至电子邮件保全系统,可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证;最后,查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看,即可查看邮件正文内容。2、导出归档邮件您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。3、申办公正您可以勾选需要公正的的归档邮件(所选邮件需要是“已保全”状态),点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。(五)归档系统日志“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。(六)特别说明1、使用状态下说明    a.…
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“邮件审核”功能详解

   在企业日常办公中,为保证业务信息准确可靠,某些邮件需要经过特定人员批准才能发出,例如报价单、订单等等。邮件审核功能为企业用户上述需求提供了便捷。    企业管理员可在企业服务平台设置审核规则,如果被审核人发送的邮件命中审核规则,就会进入审核人的邮箱,经过审核人同意后方可发出。    注意:    1.只有使用HM系统的用户才可使用邮件审核功能。    2.邮件审核功能不是默认开放的,需要企业客户向经销商提出申请,经销商开通完成后,企业客户登录企业服务平台才会看到邮件审核功能。(一)创建审核规则    1.成功开通邮件审核功能后,企业管理员登录企业服务平台,选择左侧导航栏里的“邮件审核”,在审核规则中点击“新建审核规则”,如下图所示。    2.填写审核规则的具体信息,如下图所示:    a.填写审核规则名称    b.添加被审核邮箱,可添加多个;    c.设置邮件过滤条件,可按照主题所含关键字、邮件发送时间、附件名称、附件数量、附件大小、收件人数量、收件地址、收件域等维度设置过滤条件。当添加多个过滤条件后,需选择过滤条件的关系,可选“满足以上任一过滤条件”邮件进入审核状态,或选“满足以上所有条件”邮件进入审核状态。如下图所示;    d.添加审核邮箱,可添加多个。当添加多个审核邮箱时,需选择多审核人规则为“一票通过”还是“一票拒绝“,如下图所示;    e.设置“审核等待”规则,例如填写“超过48小时,自动发送”,表明被审核邮件超过48小时,还没被审核完成,则邮件将自动进入发送流程。    填写完成以上信息后,点击“保存”,即成功创建一条邮件审核规则。同时,该规则所设置的审核邮箱将收到“新审核规则被创建”的通知信,如下图所示。    注意:    1.审核人和被审核人都必须是企业内帐号;    2.邮件审核只针对发送的邮件,不针对接收;    3.自动转发的邮件一旦命中审核规则同样会进入审核流程;    4.如邮件命中多条审核规则,则必须所有规则的审核结果一致通过才会进入发送流程;(二)审核邮件     1.登录审核邮箱,将收到一封主题为“审核:**”的邮件,如下图所示。    2.打开邮件,您可以看到附件是待审核的邮件,您可以打开附件进行审核,如下图所示。    3.如果审核人同意被审核人发送该邮件,请点击邮件中“同意发送”按钮,如下图所示。    4.进入确认页面,点击“同意发送”即可,如下图所示。    5.如果审核人不同意被审核人发送该邮件,请点击邮件中“拒绝发送”按钮,在确认页面填写拒绝原因,并点击“拒绝发送”,如下图所示。    注意:    当邮件已经被企业管理员审核过、或被其他审核人审核过、或已超过“审核等待”时间,当前审核人点击“同意发送”或是“拒绝发送”均是无效的,显示页面如下图所示。(三)查看审核结果**    当邮件命中审核规则后,发件人可以在…
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“邮件备份”功能详解

注:此功能需要管理员在企业邮箱管理后台进行设置。    企业管理员可以利用该功能对一些重要邮箱的邮件信息进行自主备份,所有被备份邮箱的收发邮件均会同时发至主备份邮箱进行备份。    温馨提示:    1.是从设置生效后以及之后的邮件才会备份,设置时间点之前的邮件不会进行备份;    2.如果来信过多,可能导致备份邮箱满。建议及时使用客户端工具将邮件收取到本地。管理员设置方法:从“首页—应用中心—自主备份”路径可进入自主备份功能,如下图所示。页面信息说明如下:主备份邮箱:即接收备份邮件的邮箱。被备份邮箱:其接收的邮件都会被发送至主备份邮箱进行备份。新建备份点击“新建备份”按钮,录入“主备份邮箱”、“被备份邮箱”,最后点击“确定”,即可新建备份成功。备份规则:    1.…
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