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“邮件审核”功能详解

在企业日常办公中,为保证业务信息准确可靠,某些邮件需要经过特定人员批准才能发出,例如报价单、订单等等。邮件审核功能为企业用户上述需求提供了便捷。    企业管理员可在企业服务平台设置审核规则,如果被审核人发送的邮件命中审核规则,就会进入审核人的邮箱,经过审核人同意后方可发出。    注意:    1.只有使用HM系统的用户才可使用邮件审核功能。    2.邮件审核功能不是默认开放的,需要企业客户向经销商提出申请,经销商开通完成后,企业客户登录企业服务平台才会看到邮件审核功能。(一)创建审核规则    1.成功开通邮件审核功能后,企业管理员登录企业服务平台,选择左侧导航栏里的“邮件审核”,在审核规则中点击“新建审核规则”,如下图所示。    2.填写审核规则的具体信息,如下图所示:    a.填写审核规则名称    b.添加被审核邮箱,可添加多个;    c.设置邮件过滤条件,可按照主题所含关键字、邮件发送时间、附件名称、附件数量、附件大小、收件人数量、收件地址、收件域等维度设置过滤条件。当添加多个过滤条件后,需选择过滤条件的关系,可选“满足以上任一过滤条件”邮件进入审核状态,或选“满足以上所有条件”邮件进入审核状态。如下图所示;    d.添加审核邮箱,可添加多个。当添加多个审核邮箱时,需选择多审核人规则为“一票通过”还是“一票拒绝“,如下图所示;    e.设置“审核等待”规则,例如填写“超过48小时,自动发送”,表明被审核邮件超过48小时,还没被审核完成,则邮件将自动进入发送流程。    填写完成以上信息后,点击“保存”,即成功创建一条邮件审核规则。同时,该规则所设置的审核邮箱将收到“新审核规则被创建”的通知信,如下图所示。    注意:    1.审核人和被审核人都必须是企业内帐号;    2.邮件审核只针对发送的邮件,不针对接收;    3.自动转发的邮件一旦命中审核规则同样会进入审核流程;    4.如邮件命中多条审核规则,则必须所有规则的审核结果一致通过才会进入发送流程;(二)审核邮件     1.登录审核邮箱,将收到一封主题为“审核:**”的邮件,如下图所示。    2.打开邮件,您可以看到附件是待审核的邮件,您可以打开附件进行审核,如下图所示。    3.如果审核人同意被审核人发送该邮件,请点击邮件中“同意发送”按钮,如下图所示。    4.进入确认页面,点击“同意发送”即可,如下图所示。    5.如果审核人不同意被审核人发送该邮件,请点击邮件中“拒绝发送”按钮,在确认页面填写拒绝原因,并点击“拒绝发送”,如下图所示。    注意:    当邮件已经被企业管理员审核过、或被其他审核人审核过、或已超过“审核等待”时间,当前审核人点击“同意发送”或是“拒绝发送”均是无效的,显示页面如下图所示。(三)查看审核结果**    当邮件命中审核规则后,发件人可以在…
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